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河南城建学院重大活动档案管理办法

作者:时间:2020-05-20点击数:

第一章  总则

第一条为规范重大活动档案的形成、保管和利用,有效保护和管理重大活动档案,根据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》和《河南省重大活动档案管理办法》等规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称重大活动档案,是指在重大活动中直接形成的,对国家、社会和学校具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体形式的历史记录。

第三条本办法所称重大活动,是指符合下列条件之一的社会活动。具体如下:

(一)地市级以上国家机关在学校召开的重要会议;

(二)地市级以上国家机关领导人在学校的公务活动;

(三)外国政要、国际组织及其负责人、外国对华友好团体、著名友好人士和外国高等院校代表在学校的考察、访问等重要外事活动;

(四)学校主要领导参加的重大公务活动;

(五)学校组织、承办的具有重大影响的会议(包括学术会议、学会会议)、庆典、表彰、纪念、集会等活动;

(六)学校组织、承办的省级以上学科竞赛、体育竞赛、技能竞赛和文化活动等;

(七)学校开展的重大教学、科研、管理、服务类活动等;

(八)学校对口支援的重大活动;

(九)在学校范围内产生重大影响的生产事故、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动。

第二章  机构与职责

第四条 重大活动档案管理工作应当遵循学校统一领导、各部门分工协作,完整收集、科学保管的原则。

第五条 综合档案室负责学校重大活动档案的业务指导、监督和管理工作。

第六条 建立健全档案管理部门参与重大活动的协调机制。重大活动一经确定,其主办或承办单位应向综合档案室办理重大活动档案登记,并接受综合档案室的业务指导,确保重大活动档案工作与重大活动同步开展。

第七条 重大活动的组织、承办单位在指定重大活动实施方案时,应将档案管理内容一并列入,建立档案形成责任制,明确重大活动档案管理的负责人和工作人员,依法依规落实形成、收集、整理、移交等工作,确保重大活动档案的真实、完整、准确和安全。

第八条 重大活动的主办或承办单位应将综合档案室列入重大活动的参与成员单位。

第九条 综合档案室负责重大活动档案的接收、保管及利用工作,根据工作需要参与重大活动现场的音像摄录工作。

第十条 负责和参与重大活动档案管理的工作人员应政治坚定,忠于职守,保守秘密,严守纪律,并具备基本档案知识。

第三章  归档与整理

第十一条 重大活动档案材料的归档范围主要包括:

(一)纸质文件材料。包括请示、报告、批复、通知、题词、总结、工作方案、规章制度、日程安排、领导讲话、会议纪要、会议纪律、精要介绍、调查报告等;决议、公报、简报、登记表、统计表、宣传报道、工作手册等;大事记、工作日志、组织沿革等;函、协议、合同、意向书等;介绍信存根、组织关系存根等各种纸质文件材料及其电子文件。

(二)声像档案。包括录音带、录像带、照片及文字说明、磁盘、光盘、胶片、数码照片等数字音视频档案。

(三)实物档案。包括重大活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗、纪念册、礼品等具有凭证性、标志性的实物,重大活动中形成的书刊、手册、画册、汇编等具有查考利用价值的出版物。

(四)其他具有保存价值的档案材料及相关物品。

第十二条归档的纸质、电子、声像材料应当齐全完整,符合档案形成、保管及利用要求;归档的实物应当品相完好。

第十三条 重大活动档案整理应当符合国家相关标准规范。纸质文件材料按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)整理,录音带、磁带、磁盘、照片等参照《录音录像档案管理规范》(DA/T78-2019)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)、《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)、《照片档案整理规范》、《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)整理,会计档案按照《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号)、《会计档案案卷格式》(DA/T39-2008)整理,科技档案按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)等有关标准进行整理。

第四章  移交与处置

第十四条 重大活动主办或承办单位应当在重大活动结束之日起30日内向综合档案室移交重大活动档案。

重大活动由指定的新闻媒体进行录音录像拍摄的,宣传部应在重大活动结束之日起30日内向综合档案室移交一套经审定后的原素材声像档案。

第十五条 因工作需要成立临时组织机构的,其重大活动档案由临时机构负责形成、收集、整理和归档,在临时组织机构项目完成、活动结束或机构撤销之前向综合档案室移交重大活动档案。

第十六条 重大活动的主办、承办单位因工作需要可以保留重大活动档案的副本或复制件。

第十七条 重大活动档案移交时应同时移交规范的归档文件目录及重大活动档案形成情况的书面说明,交接双方须清点核对,履行手续。

第五章  利用与服务

第十八条 对重大活动档案应当采取必要的保护措施,确保其完整与安全。

第十九条 鼓励重大活动档案保存者向综合档案室捐赠、寄存、转让重大活动档案。

移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并对其中涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等依法不宜向社会公开的部分提出限制利用的意见,综合档案室应维护其合法权益。

第二十条 综合档案室应通过出版物、网络等媒介以及陈列、展览等形式,向社会公布已开放的重大活动档案,并做好利用服务。

第二十一条 综合档案室应编制重大活动档案资料目录,加强档案信息化工作,提高重大活动档案的现代化利用服务水平。

第二十二条 提供重大活动档案利用时,应逐步以档案数字化副本或者其他形式复制件代替档案原件;对具有重大保存价值的珍贵档案,不得提供档案原件。

第六章  奖励与处罚

第二十三条对重大活动档案管理工作有突出贡献的单位与个人,学校按照有关规定给予表彰和奖励。

第二十四条有下列情形之一的,按照有关法律、法规严肃处理;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

(一)不按规定将重大活动中形成的应归档文件、记录和数据材料整理归档的;

(二)利用职务之便,将保管的重大活动中形成的文件材料、资料据为己有,或者拒绝移交档案的;

(三)不按规定办理重大活动档案登记的;

(四)不按规定向综合档案室移交重大活动档案的;

(五)不按规定接收重大活动档案的;

(六)丢失、篡改、伪造、损坏、恶意删除、故意销毁重大活动档案的:

(七)擅自从档案中抽取、撤换、添加重大活动档案材料的;

(八)擅自提供、公布、抄录、复制、出卖、转让属于学校所有的重大活动档案的;

(九)其他造成重大活动档案损失的行为。

第七章  附则

第二十五条 本办法由综合档案室负责解释。

第二十六条 本办法自印发之日起施行。