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关于收集、移交2019年度应归档材料的通知

作者:时间:2020-04-23点击数:

全校各单位:

为做好2019年度各类材料收集、整理、归档工作,根据《河南城建学院档案管理办法》、《河南城建学院档案立卷归档制度》等有关规定和综合档案室的工作安排,从即日起开始收集、接收2019年度学校各单位在教学、科研、党政管理及其它各项活动中形成的应归档材料。本通知中的文件材料均指纸质文件及其相对应的电子文件。现将有关事项通知如下:

一、归档范围

1、2019年度学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系的文件材料。

2、学校下发的党政群团管理文件。

3、2019年度学校举行重大活动形成的文件材料,如:学校召开党代会、教代会、学代会、团代会及其他重大活动、重要事件中形成的各类文件材料。

4、2019年度学校获得的省级以上证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册,重要题词以及在校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。

5、2019年度的各类照片、影音资料,如举办或参加各类活动、会议、比赛的照片、影音资料等。

6、各单位在2019年度工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的非红头文件材料,如《高等教育基层统计报表》、合同等。

7、2019年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料。

二、归档类别

1.党群类:学校党群部门在党群管理工作中形成的文件材料、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2.行政类:学校行政部门在行政管理中形成的文件工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

3.教学类:反映教学管理、教学实践、教学研究和教学评估等活动的文件材料。

4.科研类:上级有关科研工作的文件、通知、规定,各类科研计划(项目)及经费通知,承担上级有关科研学术活动的材料,科研项目使用情况检查材料,科技成果推广应用及技术转让的合同、协议,科技成果汇编、论文包括著作统计、获奖统计表。

5.基本建设类:上级有关基建工作的文件,基建工作规章制度、工作计划、总结、简报,基建工作总体规划、年度(季度)总结、统计报表,基建工程财务预、决算,固定资产投资统计年、月报表。详见《河南城建学院档案归档范围和保管期限表》

6.仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

7.出版物类:学校自行编辑出版的学报的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

8.外事类:学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

9.财会类:上级有关财务工作的文件材料,本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件,融资贷款合同、协议,财务处与银行签订的贷款协议、合同,预、决算报表、会计账簿、各种凭证、对账单、工资发放名册(校领导签字的)、各种奖学金、助学金、贷学金、名册、卡片等。

10.声像类:学校在党政管理、教学科研行为中产生的各类照片、视频、音频等。毕业生合影照片需要提供七寸彩色照片,其它会议、活动等照片需要提供的尺寸统一为五寸。

11.实物类:学校获得的各类奖杯、奖牌、奖状、锦旗、字画、礼品。

三、归档单位

类目名称

归 档 单 位


类目名称

归 档 单 位

一、党群类

党办

三、教学类

教务处、质量监控办公室、继续教育学院、体育教学部、各相关学院

纪委、监察处

教务处、仪器设备与实验室管理中心

组织部

招生就业处、就业创业指导中心、中科创业学院

宣传部、文明办、校报编辑部、学工部

教务处、学生处、继续教育学院

统战部

教务处、相关学院

工会

教务处

团委

各二级学院

二、行政类

校办

继续教育学院

人事处、教师发展中心、退休职工服务中心

图书馆

审计处

四、科学研究类

科研(社科)处

武装部、保卫处

五、基本建设类

基建处及相关建设单位

后勤处、后勤服务中心、校医院

六、仪器设备类

国有资产管理处、招标办公室、仪器设备与实验室管理中心

综合档案室、博物馆

七、出版类

学报编辑部

学生处、学生资助管理中心、学生事务服务中心、大学生心理健康教育指导中心

八、外事类

国际合作与交流处、国际教育学院

合作与发展规划处、校友办、高等教育研究所

九、财会类

财务处及二级财务单位

信息管理办公室、信息中心

十、声像类

宣传部及相关单位

艺术教育中心

十一、实物类

校内各相关单位

资产管理有限公司、大学科技园



 

四、归档要求

1、各单位要高度重视立卷归档工作,明确档案工作分管领导和兼职档案员,及时部署档案归档工作,切实履行相关职责。请各单位在4月24日前将本单位档案分管领导及兼职档案员的姓名、联系电话送交至综合档案室。

2、归档的照片档案包括电子版和纸质版,纸质版照片应为专业照相纸打印的标准5寸、7寸或10寸光面照片,同时需要有必要的文字说明。

3、所有归档纸质材料须为加盖公章的原件,要求用纸规范、字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、未作任何标记。其中,红头文件须包含2份正文、1份签发单、1份底稿,非红头文件须包含1份正文、1份签发单、1份底稿。归档材料必须完整,如请示与批复、正文与附件应一并归档,不得遗漏和散失。

4、电子照片、电子文件等应随相应纸质文件材料同时归档,并确保与纸质材料的一致性。

5、归档的声像、实物档案须标明事由(事件)、时间、地点、人物等背景信息。

五、归档时间

1、按年度归档的各类文件材料于4月30日前归档。

2、2020届毕业生合影照片、毕业生学生学籍表、毕业生登记表的归档时间另行通知。

3、科研、基建等专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后2个月内归档。

六、归档流程

1、归档材料移交时,移交单位需同时填写归档材料移交清单(附件2)一式两份,交接双方当面检查核对无误,综合档案室签字确认后,方可移交。

2、各单位在移交纸质文件材料的同时须移交此文件的电子文档,电子文件请统一发送到校综合档案室邮箱zhdas@hncj.edu.cn

3、在归档过程中如有疑问,请及时与综合档案室联系。

移交地点:行政楼302、402房间

联系人:高蔚 郑明荣

联系电话:2089927

附件: 1.河南城建学院档案归档范围与保管期限表.doc

       2.归档材料移交登记表.doc

综合档案室

2020年4月16日